Für Ihren Weg in ein effizientes Informations- und Prozessmanagement hat INFOMA® innerhalb der Produktfamilie newsystem® kommunal ein integriertes Dokumenten Managementsystem (DMS) entwickelt und sich dabei für Microsoft SharePoint als Basistechnologie entschieden. Sie arbeiten also auf einer reinen Web-Oberfläche mit den Funktionen und der Ergonomie einer Client- / Server-Anwendung – ohne Installationsaufwand am Arbeitsplatz, ohne Abstriche in der Bedienung und vor allem auf einer vollumfänglichen ECM-Plattform. Damit sind Sie bereits gerüstet für die Anforderungen der Zukunft.

Das INFOMA® Dokumenten Managementsystem (DMS) präsentiert sich als reine Lösung für die öffentliche Verwaltung, ist an den speziellen Belangen unserer Kunden ausgerichtet: aufwandsreduzierte, kürzere, sicherere und transparentere Vorgänge sind das Ergebnis. Das zeigen auch die nachfolgenden Beispiele:

Beispiele unserer Alleinstellungsmerkmale
Rechnungsworkflow: Alle Typen von Eingangsrechnungen, mit und ohne Bestellbezug, können hoch automatisiert und arbeitsplatzübergreifend bis hin zur automatischen Verbuchung im Finanzwesen abgearbeitet werden. Relevante Daten, wie z. B. Kreditoren, Sachkonten, Kostenstellen, Produkte oder maximale Freigabebeträge, stehen im Workflow benutzerbezogen und unter voller Berücksichtigung des Berechtigungskonzepts aus dem Finanzwesen online unmittelbar zur Verfügung. Kontierungsvorlagen für häufige identische oder ähnliche wiederkehrende Kontierungen erleichtern die Arbeit. Ein Rechnungseingangsbuch liefert detaillierte Informationen über Laufwege und Bearbeitungsstand aller Eingangsrechnungen. Dies schafft Transparenz und ermöglicht eine Steuerung. Darüber hinaus zeigt die einzigartige Suchergebnisdarstellung bei Rechnungen Restbeträge bzw. offene Zahlungen an. Damit stehen Auskunftsmöglichkeiten nach innen und außen für jeden Berechtigten jederzeit zur Verfügung. Als Besonderheit werden die oben genannten Funktionalitäten auch für alle Arten von Ausgangsrechnungen in einem debitorischen Workflow bereitgestellt.

Workflow- und Service-Architektur des INFOMA® Dokumenten Managementsystem (DMS)



Akten- und Vorgangsbearbeitung: Mit unserer Akten- und Vorgangsbearbeitung haben wir auch die Voraussetzung zur Integration aller Dokumente geschaffen. Dabei ist es gleich, ob es sich um Dokumente aus INFOMA®-Verfahren, aus Fachverfahren Dritter generierte Dokumente oder um Dokumente von File- oder anderen Archivierungs- und DMS-Systemen bzw. aus dem Posteingang handelt – alle können sauber geordnet und strukturiert der weiteren Verarbeitung zugeführt werden. Dafür stehen Umlaufmappen, Vorgänge und Akten zur Verfügung. Die Visualisierung der Ablagestruktur erfolgt als Baum-Darstellung in Form eines Aktenplans. Verschiedene Sichtweisen auf den Aktenplan erlauben die Abbildung des offiziellen und parallel die Abbildung eines verwaltungseigenen Aktenplans, z. B. strukturiert in Anlehnung an die bisherige physische Ablage. Individuelle Sichtweisen über Statusmerkmale und Attribute sind ebenso möglich. Auch bei der Dokumentensuche über das Recherche-Portal kann für die Ergebnisdarstellung zwischen Listen- und Baum-Darstellung gewählt werden. Mit dem Fall- und Vorgangsmanagement lassen sich interne sowie externe Prozesse und Kommunikationswege gestalten und verwalten, z. B. der Beschaffungsvorgang.

Revisionssichere Archivierung: Alle Dokumententypen (Eingangsrechnungen, Steuerbescheide u.v.m.) lassen sich revisionssicher archivieren, Aufbewahrungsfristen und andere gesetzliche Regelungen pro Dokumententyp individuell abbilden. Dafür steht unsere leistungsfähige Standard-Archivlösung zur Verfügung. Über Adapter können alle gängigen Archivsysteme, z. B. NetApp, angebunden und auch zusammengeführt werden. Durch die Integration und Koexistenz von unterschiedlichen bzw. bestehenden Archivsystemen in unsere Lösung entsteht eine zentrale Plattform, die beispielsweise eine lückenlose, systemübergreifende Recherche ermöglicht.

Produktmerkmale Dokumenten Managementsystem   Der richtige Einsatz von Informationstechnologie ist ein entscheidender Faktor zur Verbesserung der kommunalen Leistungsfähigkeit. mehr...

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